Office & Administration Manager / Kaufmännische Verwaltung (m/w/d)

Wir suchen einen zuverlässigen und gut organisierten Office & Administration Manager (m/w/d), der unser wachsendes internationales Unternehmen unterstützt.

Die CS-International GmbH ist in den Bereichen Trading Card Games, Brand Marketing, Retail, Events und Entertainment tätig. Mit dem kontinuierlichen Wachstum unseres Unternehmens werden auch unsere internen Strukturen und internationalen Aktivitäten zunehmend komplexer. Daher suchen wir eine Person, die gerne Strukturen schafft, Verantwortung für administrative Themen übernimmt und sicherstellt, dass wichtige Aufgaben, Dokumente und Fristen zuverlässig bearbeitet werden.

In dieser vielseitigen Position bist Du eine zentrale Ansprechperson für unser Management-Team, unsere Mitarbeitenden, Bewerber, Dienstleister und externen Partner. Dein Verantwortungsbereich umfasst das allgemeine Office Management, die Unterstützung im Recruiting und bei People Operations, die Gesellschaftsadministration sowie die Koordination unserer internationalen Gesellschaften.

Deine Aufgaben:

• Organisation der allgemeinen Büroverwaltung und des täglichen Büroablaufs
• Bearbeitung vielfältiger administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Unterstützung des Management-Teams bei Dokumenten, Korrespondenz, Terminen und der Nachverfolgung offener Themen
• Unterstützung der Recruiting-Prozesse, einschließlich der Kommunikation mit Bewerber und der Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Unterstützung beim Onboarding, bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten und bei weiteren People-Operations-Themen
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Bewerber, Dienstleistern, Steuerberatungen, Payroll-Dienstleistern und Behörden
• Vorbereitung, Organisation und Pflege von Verträgen, Gesellschaftsdokumenten, internen Unterlagen und weiteren wichtigen Dokumentationen
• Koordination administrativer Angelegenheiten im Zusammenhang mit unseren internationalen Gesellschaften
• Recherche zu administrativen Anforderungen und Verfahren in verschiedenen Ländern
• Unterstützung bei der Gründung und dem administrativen Aufbau weiterer internationaler Gesellschaften
• Pflege von Unternehmensinformationen, Vollmachten, Zuständigkeiten und gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Management-Team sowie unseren HR- und Finance-Funktionen
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung und Dokumentation unserer internen administrativen Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftlicher Hintergrund oder vergleichbare Berufserfahrung
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Proaktive Arbeitsweise und die nötige Sicherheit, fehlende Informationen einzuholen und offene Themen nachzuverfolgen
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
• Professionelles und zuverlässiges Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich selbstständig in neue administrative und internationale Themen einzuarbeiten

• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung, in der Personaladministration oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Kenntnisse in Buchhaltung, vorbereitender Buchhaltung, DATEV oder ERP-Systemen
• Grundkenntnisse über Unternehmensstrukturen, Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder Holdinggesellschaften
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatungen, Payroll-Dienstleistern, Behörden oder internationalen Dienstleistern

• Niederländische oder japanische Sprachkenntnisse
• Führerschein der Klasse B